TUTORIAL MEMBUAT MAIL MERGE

Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Pada kesempatan kali ini Saya akan memposting tutorial atau cara membuat mail merge. Tutorial ini sendiri saya buat karena dilatarbelakangi oleh tugas mata kuliah Aplikasi komputer yang dibawakan oleh Dosen Bapak A. Muhajir Nasir S.Pd.,M.Pd. Mail merge merupakan salah satu fitur yang sangat bermamfaat di Microsoft Word. Dengan Fitur mail merge ini, kita bisa dengan mudah membuat surat yang isinya sama tetapi ditujukan untuk banyak orang dan tempat yang berbeda hanya dengan sekali kerja saja. Jadi, Kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak orang yang menerima surat tersebut. Kita hanya perlu membuat satu naskah surat saja yang nantinya bisa disisipkan data penerima yang jumlahnya banyak secara otomatis. Selain untuk surat, mail merge juga sering digunakan untuk membuat sertifikat dan dokumen lainyang sifatnya massal.

Nah, berikut ini tutorial atau cara membuat mail pada Microsoft Word 2007, yaitu :

1. Tuliskan kata “Kepada” dan “di” pada lembar kerja Microsoft Word 2007 seperti gambar berikut :

2. Selanjutnya pilih menu Mailings.

3. Pilih menu Start Mail Merge. Lalu pilih step by step mail merge wizard.

4. Maka di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol Next : Starting Document yang ada di bawah.Seperti pada gambar berikut :

5.  Pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

6. Pilihlah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

7. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

8.  Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.

9. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh pada gambar di bawah ini : Nama, dan tempat. 

10. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, dan Romy .Untuk mengakhiri tekan OK.

11. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my documen. Beri nama file data tersebut, misalnya Tutorial atau cara membuat mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan klik OK.

12. Namun, jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.

13. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Microsoft Word, pilihlah menu insert Merge field.

14. Masukkan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.

15. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results.

16. Dan hasilnya seperti dibawah ini :

Demikianlah tutorial membuat daftar isi secara otomatis semoga dapat bermamfaat bagi teman-teman sekalian. Saya ucapkan terima kasih.

Wallahul Muwaffik Ila Aqwamith Thariq Wassalamualikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

TUTORAL MEMBUAT DAFTAR ISI OTOMATIS

Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Pada kesempatan kali ini untuk pertama kalinya setelah saya membuat blog akan memposting mengenai tutorial atau cara membuat daftar isi secara otomatis khususnya di Microsoft Word 2007 seperti yang saya pake sekarag. Tutorial ini sendiri saya buat karena dilatarbelakangi oleh tugas mata kuliah Aplikasi komputer. Nah, kita tahu sebagai seorang pelajar dan mahasiswa tugas makalah sudah menjadi santapan sehari-hari bagi kita dan di dalam sebuah makalah salah satu persyaratannya adalah adanya daftar isi. Tentu bukan hanya makalah yang memerlukan daftar isi, berbagai artikel lain yang biasa kita tulis membutuhkan yang namanya daftar isi. Penyusunan daftar isi secara otomatis juga biasanya dibutuhkan oleh mahasiswa semester akhir yang sedang menyusun skripsi atau laporan lainnya yang jumlah halamannya lumayan banyak. Mungkin jika jumlah halaman tidak begitu banyak kita bisa menggunakan metode “tab”, tapi lain lagi ceritanya jika halaman yang harus disusun daftar isinya adalah 100 halaman atau lebih.

Memang ada cara manual yang biasa kita gunakan dalam menyusun daftar isi, tapi kadang kurang rapi dan biasanya kita harus mengetik ulang semua judul item dan sub item yang akan muncul di daftar isi. Berikut ini tutorial membuat dafar isi otomatis, yaitu :

1. Buka dokumen yang akan anda susun daftar isinya. Jika sudah, blok bagian judul. Contohnya seperti gambar di bawah ini judul yang saya blok adalah “I. PENDAHULUAN”. Setelah kita blok klik “ Heading 1”.

2.      Jika  kalimat judul selesai di blok, selanjutnya giliran sub judulnya. Pada contoh di bawah ini yang saya blok adalah kalimat “1.1. Latar Belakang”. Kemudian klik “Heading 2”. “Heading 2” sendiri berlaku bagi sub judul 1, jika anda memiliki lebih dari 1 sub judul misalnya “1.1.1.“ anda bisa menekan “heading 3” dan seterusnya.

3. Lakukan hal yang sama pada Bab-Bab selanjutnya.

 4. Setelah semua judul dan sub judul selesai diberikan perlakuan seperti diatas, selanjutnya kita buat halaman daftar isi. Letakkan halaman daftar isi sebelum bab pendahuluan. Caranya ketik daftar isi diatas  bab pendahuluan, setelah itu agar tatanan halaman tidak berubah gunakan “Ctr l + Enter”.

5. Setelah semua judul dan sub judul selesai diberikan perlakuan seperti diatas, selanjutnya kita buat halaman daftar isi. Letakkan halaman daftar isi sebelum bab pendahuluan. Caranya ketik daftar isi diatas  bab pendahuluan, setelah itu agar tatanan halaman tidak berubah gunakan “Ctrl + Enter”.

6. Karena tadi kita hanya menggunakan “heading 1” dan “heading 2” maka pada show level kita klik angka 2. Sebaliknya jika kita menggunakan lebih dari 1 sub judul, maka angka pada show level bisa kita sesuaikan ini pula merupakan langkah terakhir dalam membuat daftar isi secara otomatis.

Demikianlah tutorial membuat daftar isi secara otomatis semoga dapat bermamfaat bagi teman-teman sekalian. Saya ucapkan terima kasih.

Wallahul Muwaffik Ila Aqwamith Thariq Wassalamualikum Warahmatullahi Wabarakatuh.